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Lavoratori in trasferta: possibile la conservazione elettronica delle spese di trasporto

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Lo svolgimento dell’attività al di fuori della normale sede di lavoro è un dato che caratterizza il modo di operare di molti dipendenti e la movimentazione (nazionale ed internazionale) della forza lavoro può raggiungere una numerosità piuttosto elevata. Per tali motivi, molte aziende non solo creano procedure ad hoc volte a disciplinare il fenomeno, ma provvedono altresì a strutturare sistemi tecnologici in grado di rendere più efficiente il processo alleggerendo, ad esempio, la gestione delle note spese. Proprio su una tematica di questo tipo si è recentemente espressa l’Agenzia delle entrate con la risposta ad interpello n. 22 del 2018.

L’art. 51, comma 5 del Tuir prevede un articolato regime fiscale per le indennità erogate ed i rimborsi spese concessi al lavoratore in trasferta. In estrema sintesi, mentre per le trasferte nello stesso comune in cui è ubicata la sede di lavoro è prevista l’esenzione solo per il rimborso delle spese di trasporto attestate con documento proveniente dal vettore, per le trasferte c.d. extracomunali la citata norma completa tre differenti regimi:

– rimborso analitico: in tal caso è esente il rimborso delle spese di viaggio, trasporto, vitto e alloggio purchè comprovate da idonea documentazione di supporto. E’ inoltre possibile rimborsare spese non documentabili (ma attestate dal lavoratore in nota spese) entro un limite massimo giornaliero di euro 15,49 (euro 28,82 in caso di trasferta all’estero)

– rimborso forfetario: è possibile rimborsare in esenzione le spese di viaggio e trasporto ed erogare una indennità a copertura delle spese di vitto e alloggio entro un massimale di euro 46,48 (euro 77,47 in caso di trasferta all’estero)

– rimborso misto: ove il datore di lavoro (nell’ambito di un rimborso forfetario) rimborsi o metta a disposizione il vitto ovvero l’alloggio la quota esente sopra indicata si riduce di un terzo; se vengono rimborsati o messi a disposizione sia vitto che alloggio allora la predetta quota è ridotta di due terzi.

Per quel che interessa la presente analisi, è utile sottolineare come, a prescindere dal regime descritto, le spese di viaggio e trasporto siano sempre esentate da imposizione fiscale senza limiti. Proprio sulle modalità di sostenimento di dette spese si sofferma il provvedimento in commento.

Per ragioni di brevità si fornirà una sintesi di massima della fattispecie su cui l’istante chiede il parere dell’Amministrazione rinviando alla lettura del provvedimento per maggiori dettagli. Al riguardo, nell’ambito della gestione delle trasferte il datore di lavoro istante procede al pagamento delle spese di viaggio e trasporto tramite un’agenzia (la quale utilizza una carta di pagamento virtuale ad addebito centralizzato su conto corrente della società-datore di lavoro).

Successivamente, la società emittente la carta di pagamento mette a disposizione dell’azienda un estratto conto in formato digitale con cadenza mensile, contenente tutti i dettagli delle transazioni effettuate nel mese (vengono altresì riportati in modo analitico l’identificativo del dipendente e altri dati). Le spese vengono poi attribuite in automatico alle rispettive note spese relative e alle specifiche trasferte dei dipendenti; ciascun dipendente conferma poi al rientro dalla trasferta l’effettiva fruizione dei servizi, prepagati dalla società, validandoli nella sua nota spese. Il dubbio sollevato dalla società istante attiene ai biglietti emessi in formato elettronico e alla necessità di stampare e conservare anche una copia cartacea.

E’ possibile evitare la stampa dei biglietti emessi in formato elettronico. In particolare, ci si chiede se le spese pagate direttamente per il trasporto dei propri dipendenti in trasferta, in tutti i casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere considerate idoneamente documentate attraverso l’attestazione delle stesse spese tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza che sia necessario allegare alla nota spese di trasferta, che continuerà ovviamente ad essere predisposta, la copia cartacea dei biglietti elettronici e, quindi, se tale estratto conto possa essere considerato idoneo ai fini della non imponibilità della spesa stessa, a norma dell’art 51, comma 5 del Tuir.

Secondo l’Agenzia delle Entrate, le informazioni presenti nell’estratto conto emesso in formato cartaceo dalla società che rilascia la carta, che sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta, risultano idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese. L’Amministrazione precisa, poi, che i citati documenti di trasporto elettronici dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

L’apertura dell’Agenzia delle Entrate tesa a semplificare gli adempimenti connessi alle trasferte dei lavoratori deve essere accolta con favore.
L’esperienza quotidiana, difatti, palesa l’estrema complessità degli adempimenti e il rispetto di tutti gli obblighi di conservazione può occupare molte risorse aziendali. Ben venga, dunque, l’utilizzo di strumenti che possano rendere la gestione più efficiente e meno impegnativa per le imprese.

Sarà interessante verificare quali potranno essere gli scenari futuri e fino a che punto potrà spingersi la semplificazione delle procedure di trasferta sfruttando gli
strumenti tecnologici a disposizione. Basti pensare ai chiarimenti che sono già stati forniti dall’Amministrazione con la risoluzione n. 96/E del 2017 in materia di conservazione elettronica dei documenti e alle nuove opportunità connesse all’implementazione della fatturazione elettronica.

Roma, 15 ottobre 2018
(Fonte IPSOA)